Datenschutzerklärung des SKHM-Portals

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Portal ist der Träger des Studienkollegs Halle-Merseburg (SKHM):

Ming CHENG Institut GmbH, An der Magistrale 120, 06124 Halle (Saale), Deutschland. Geschäftsführer: Ming CHENG.

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie bitte an datenschutz@studienkolleg-halle.de oder per Post an die oben genannte Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutz“.

2. Wen diese Erklärung betrifft

Das Portal wird genutzt von:

• Bewerberinnen und Bewerbern für einen Kurs am SKHM,
• Studierenden und Ehemaligen des SKHM,
• Partnern: Tippgebern (Privatpersonen mit Empfehlungscode) und Agenturen,
• Mitarbeitenden und Lehrkräften des SKHM.

3. Aufruf des Portals, Sicherheit

Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet unser Hosting-Dienstleister Cloudflare (Abschnitt 10) technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Gerätetyp. Diese Daten werden benötigt, um die Seite auszuliefern, Angriffe abzuwehren und Fehler zu finden. Fehler- und Ablaufprotokolle des Portals werden bei Cloudflare für kurze Zeit gespeichert (in der Regel wenige Tage) und danach automatisch gelöscht.

Zum Schutz vor Missbrauch (z. B. massenhafte Anmeldeversuche) begrenzen wir die Zahl bestimmter Aktionen. Dafür speichern wir nicht Ihre IP-Adresse, sondern nur einen daraus berechneten Prüfwert (Hash) zusammen mit dem Zeitpunkt. Diese Einträge werden spätestens nach 24 Stunden gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb des Portals.

4. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden keine Cookies zu Werbe-, Analyse- oder Trackingzwecken und binden keine externen Schriften, Karten, Videos oder Analysewerkzeuge ein. Es werden nur folgende technisch notwendige Speicherungen auf Ihrem Gerät genutzt:

• „skhm_session“: hält Sie nach der Anmeldung angemeldet. Gültig höchstens 12 Stunden, wird beim Abmelden gelöscht.
• „skhm_ref“: wird nur gesetzt, wenn Sie über den Empfehlungslink eines Partners kommen. Er merkt sich dessen Code, damit Ihre Bewerbung dem Partner zugeordnet werden kann. Gültig 60 Tage, wird bei der Registrierung gelöscht.
• Lokaler Speicher Ihres Browsers: merkt sich, ob Sie den Hinweis auf den nächsten Kursbeginn geschlossen haben. Er enthält keine personenbezogenen Daten und wird nicht an uns übertragen.

Rechtsgrundlage für das Speichern auf Ihrem Gerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da die Speicherung für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist. Die anschließende Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anmeldung) bzw. lit. f DSGVO (Zuordnung zu einem Partner).

5. Konto und Anmeldung

Für ein Konto verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Kommunikationssprache und Ihr Passwort. Das Passwort speichern wir nicht im Klartext, sondern nur als nicht umkehrbaren Prüfwert (PBKDF2 mit individuellem Salt). Ihre E-Mail-Adresse bestätigen Sie mit einem Code, den wir Ihnen per E-Mail senden.

Studierende können sich alternativ mit ihrer Matrikelnummer und ihrem Passwort der Lernplattform Stud.IP des SKHM anmelden. Das Portal leitet die Eingabe dann verschlüsselt an den Stud.IP-Server des SKHM weiter und erhält nur die Antwort, ob die Anmeldung gültig ist. Das Stud.IP-Passwort wird im Portal nicht gespeichert. Der Stud.IP-Server wird im Auftrag des SKHM bei der STRATO GmbH in Deutschland betrieben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des Portals).

6. Bewerbung

Für Ihre Bewerbung verarbeiten wir:

• Angaben zum gewünschten Kurs und Semester,
• persönliche Angaben wie im Reisepass: Name, Geschlecht, Geburtsdatum und -ort, Geburtsland, Staatsangehörigkeit, Passnummer,
• Kontaktdaten: E-Mail, Telefon, Anschrift,
• Angaben zur Finanzierung; wenn eine Organisation (z. B. Stipendiengeber oder Arbeitgeber) die Kosten trägt, auch deren Name, Ansprechperson, E-Mail und Anschrift,
• Schulbildung, Hochschulzugang, Studienwunsch und Sprachkenntnisse,
• hochgeladene Unterlagen: Reisepass, Foto, Schulzeugnis, Notenübersicht, APS-Zertifikat, Übersetzungen, Sprachzertifikat, Lebenslauf, Kostenübernahme und weitere Nachweise,
• die von Ihnen abgegebene Wahrheitserklärung (Wortlaut, Fassung, Sprache, Zeitpunkt),
• den Verlauf des Verfahrens: Status, Zulassungsprüfung, Aufnahmeprüfung, Nachforderungen, Nachrichten zwischen Ihnen und dem Studienbüro, Gebühren und Zahlungsstatus.

Zweck ist die Durchführung des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens: Prüfung der Voraussetzungen, Aufnahmeprüfung, Zulassung und Kursvertrag sowie die Ausstellung von Bescheiden und Bescheinigungen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Abschluss des Kursvertrags) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen. Die Bestätigung der Datenschutzhinweise bei der Registrierung bedeutet, dass Sie diese zur Kenntnis genommen haben. Die Verarbeitung Ihrer Bewerbung stützen wir nicht auf eine Einwilligung.

Die Angaben, die im Formular als Pflichtfeld gekennzeichnet sind, und die Pflichtunterlagen benötigen wir, um Ihre Bewerbung prüfen zu können. Ohne sie ist eine Bewerbung nicht möglich.

Wenn eine Agentur Ihre Bewerbung für Sie anlegt, erhalten wir Ihre Daten von dieser Agentur. Die Agentur hat uns bestätigt, dass Sie der Übermittlung zugestimmt und diese Hinweise erhalten haben.

Über die Zulassung entscheiden Mitarbeitende des SKHM. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

7. Studium

Nach der Immatrikulation verarbeiten wir in Ihrer Studentenakte: Matrikelnummer, Stammdaten aus der Bewerbung, Kurs, Gruppe, Studienstatus, Stundenplan, Noten und Prüfungsergebnisse einschließlich der Feststellungsprüfung, Anwesenheit sowie ausgestellte Bescheinigungen. Lehrkräfte sehen nur die Daten ihrer Gruppen, soweit sie diese für Unterricht und Bewertung benötigen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kursvertrag). Für die Abnahme der staatlichen Feststellungsprüfung und das zugehörige Zeugnis ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, da das SKHM dabei eine hoheitliche Aufgabe wahrnimmt.

Krankmeldungen zu Prüfungen: Wenn Sie wegen Krankheit an einer Prüfung nicht teilnehmen, können Sie eine Begründung und ein ärztliches Attest hochladen. Diese Unterlagen können Gesundheitsdaten enthalten (Art. 9 DSGVO). Wir verwenden sie ausschließlich, um über Ihren Rücktritt von der Prüfung zu entscheiden. Bitte geben Sie keine Diagnose an; die Bescheinigung der Prüfungsunfähigkeit genügt. Das Einreichen ist freiwillig; Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die mit dem Einreichen erteilt wird. Sie können sie für die Zukunft widerrufen; der Rücktritt von der Prüfung kann dann jedoch nicht mehr auf das Attest gestützt werden.

8. Partner: Tippgeber und Agenturen

Bei der Registrierung als Partner verarbeiten wir Name, Kontaktdaten, bei Agenturen zusätzlich Firmenangaben und Unterlagen zur Verifizierung sowie die Annahme der Partnerbedingungen. Für die Auszahlung von Provisionen verarbeiten wir bei Tippgebern Kontoinhaber, IBAN, Anschrift und steuerliche Angaben; diese Angaben werden erst vor der ersten Auszahlung abgefragt. Jede Auszahlung wird dokumentiert.

Klicks auf Empfehlungslinks zählen wir nur als Tagessumme je Partner, ohne Daten der Person, die geklickt hat.

Partner sehen Bewerbungen von Personen, die sich selbst über ihren Link oder Code registriert haben, nur stark eingeschränkt (Initialen, Kurs, Status). Agenturen sehen und bearbeiten vollständig nur die Bewerbungen, die sie selbst angelegt haben.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Partnervertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten). Für die Zuordnung einer Bewerbung zu einem Partner stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die korrekte Abrechnung von Provisionen.

9. Zahlungen

Gebühren können per Überweisung oder, sofern angeboten, online bezahlt werden. Bei der Onlinezahlung werden Sie zum Zahlungsdienstleister Stripe weitergeleitet (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland). Wir übermitteln dafür Betrag, Verwendungszweck (Bewerbungsnummer) und Ihre E-Mail-Adresse. Ihre Karten- oder Kontodaten geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht, sondern nur die Bestätigung, ob die Zahlung erfolgreich war.

Stripe kann Daten auch an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln. Die Stripe, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Für die Zahlungsabwicklung ist Stripe teilweise selbst verantwortlich; es gilt dann die Datenschutzerklärung von Stripe (stripe.com/de/privacy).

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Zahlung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Buchführungspflichten). Wenn Sie keine Onlinezahlung nutzen möchten, können Sie per Überweisung bezahlen.

10. Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten und mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen:

• Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA – Hosting des Portals. Datenbank und Dokumente (z. B. Pass und Zeugnisse) liegen ausschließlich in Rechenzentren in der EU (Cloudflare-Jurisdiktion „EU“). Die Auslieferung der Seiten und die Verarbeitung einzelner Anfragen können in Rechenzentren außerhalb der EU erfolgen. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln.
• Brevo (Sendinblue SAS), 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich – Versand von E-Mails aus dem Portal (Bestätigungscodes, Statusmitteilungen, Hinweise auf neue Nachrichten). Übermittelt werden Name, E-Mail-Adresse und der Inhalt der E-Mail. Aus Datenschutzgründen enthalten diese E-Mails keine Einzelheiten zu Ihren Unterlagen, sondern nur einen Hinweis, im Portal nachzusehen.
• IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland – Domain und E-Mail-Postfächer des SKHM. E-Mails, die Sie uns direkt schreiben, gehen dort ein.
• STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland – Server der Lernplattform Stud.IP (siehe Abschnitt 5).

11. Weitere Empfänger

Innerhalb des SKHM erhalten nur die Mitarbeitenden Zugriff, die ihn für ihre Aufgabe benötigen; die Rechte sind je Aufgabenbereich getrennt. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter,

• an die Agentur bzw. den Partner, über den Sie sich beworben haben, im in Abschnitt 8 beschriebenen Umfang,
• an die Organisation, die laut Ihrer Angabe die Kosten trägt, soweit es um die Gebühren geht,
• an öffentliche Stellen, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind,
• an weitere Stellen (z. B. für Visum oder Hochschulbewerbung) nur, wenn Sie dies veranlassen oder einwilligen.

Viele Agenturen haben ihren Sitz außerhalb der EU. Eine Agentur, die Ihre Bewerbung angelegt hat, kennt Ihre Daten bereits; von uns erhält sie darüber hinaus Informationen zum Stand Ihres Verfahrens. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO, da Sie die Agentur selbst mit Ihrer Bewerbung beauftragt haben.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Einzelnen:

• Anmelde-Cookie: höchstens 12 Stunden; Empfehlungs-Cookie: 60 Tage; Missbrauchsschutz: 24 Stunden.
• Bewerbungen, die nicht zu einem Studium führen (Ablehnung, Rückzug, Verfahren beendet): bis zum Ende der Fristen, in denen gegen die Entscheidung vorgegangen werden kann, und solange eine erneute Bewerbung im laufenden Bewerbungszeitraum möglich ist.
• Daten von Studierenden: für die Dauer des Studiums. Daten, die zum Nachweis von Abschluss und Prüfungsergebnissen nötig sind (z. B. Noten, Zeugnisse, Feststellungsprüfung), bewahren wir länger auf, damit wir Ihnen auch später Zweitschriften und Bestätigungen ausstellen können.
• Rechnungs-, Zahlungs- und Auszahlungsdaten: nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre).
• Krankmeldungen zu Prüfungen: bis die Prüfung des Semesters abgeschlossen ist und keine Rechtsbehelfe mehr möglich sind.

Ein automatisches Löschen nach festen Fristen wird im Portal derzeit eingerichtet. Bis dahin löschen wir Daten nach den oben genannten Kriterien von Hand und jederzeit auf Ihren Antrag, sofern keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenden Sie sich dafür an datenschutz@studienkolleg-halle.de.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist: Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Otto-von-Guericke-Straße 34a, 39104 Magdeburg (Postfach 1947, 39009 Magdeburg), datenschutz.sachsen-anhalt.de.

14. Sicherheit

Die Verbindung zum Portal ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS). Dokumente sind nicht öffentlich abrufbar und werden nur nach Prüfung der Zugriffsrechte ausgeliefert. Passwörter werden nur als Prüfwert gespeichert. Mitarbeitende haben nur Zugriff auf die Bereiche, die sie für ihre Aufgabe benötigen.

15. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich das Portal, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.